Tableau de bord logistique – comment t’assurer des résultats

Préambule du tableau de bord logistique

Avant toute chose, je tiens brièvement à rappeler qu’un tableau de bord représente un ensemble d’indicateurs permettant de suivre une activité quelle qu’elle soit, et donc de mesurer l’atteinte des objectifs à la fois propres aux individus, mais aussi à l’entreprise. Ces indicateurs peuvent être de l’ordre de la production, de la qualité, de la finance de l’entreprise, de la consommation des ressources, etc.

Et en tant que manager, tu DOIS comprendre tes objectifs qui sont directement induits dans le tableau de bord.

Si jamais tu as besoin de plus d’informations concernant les indicateurs (que l’on appelle KPI pour Key Indicator Performance en anglais) , tu peux lire l’article “KPI logistique”.

Les bénéfices d’un tableau de bord logistique efficace

En tant que manager, tu dois comprendre qu’utiliser un tableau de bord te permettra de mieux gérer ton activité.

Et si tu es plus avancé en management, et que tu maîtrises ton ERP/WMS/TMS/etc. et que tu es à l’aise sur Excel ou Google Sheets, tu peux très bien le créer seul.

Utiliser un tableau de bord te permettra de mesurer directement tes actions. Car contrairement aux “productifs” (les commerciaux qui peuvent être challengés sur leurs ventes, ou des opérateurs sur leur niveau de production), en tant que manager tu n’as pas de chiffre direct te concernant.

Peut-être toi : Si, les performances de tes collaborateurs !

C’est bien ce que je dis, tu n’as pas de chiffre direct, ce sont les chiffres des autres.

Donc comment savoir si ton service tourne, comment connaître les impacts de tes actions managériales et du coup, mesurer ta propre performance, la réponse : le tableau de bord !

Mais au-delà de te donner des chiffres, il te permettra également de mieux piloter, et d’améliorer ton management, ce qui va te garantir dans 100% des cas :

1. Une MEILLEURE MAÎTRISE de ton activité
2. Une AUGMENTATION de ta production et de ta qualité
3. Un outil de management qui ENGAGE tes équipes

Alors oui, on parle de résultat managérial, mais il n’y a pas que ça. Si tu fais de l’amélioration continue, du projet, etc. Ces mêmes résultats peuvent également te concerner.

Exemple concret : 

Quand j’étais en projet, j’ai délivré un tableau de bord assez complet, il partait du scope de direction (finance), jusqu’au scope chef d’équipe (opérationnel), en passant par la gestion de stock et les RH.

A l’époque, je me disais simplement que tous les niveaux auront un suivi complet et que leur vision de l’activité sera plus claire, et je n’imaginais pas du tout que cela pouvait avoir une répercussion aussi importante sur la qualité et le niveau de production. Mais les résultats (non chiffrés) sont les suivants :

• meilleure communication entre la gestion de stock et les chef d’équipe des autres services
• augmentation de la productivité sur l’ensemble des services
• augmentation de la qualité sur l’ensemble des services
• manager mieux challengé par la direction
• les managers ne perdent plus de temps à racoler des chiffres pour obtenir des résultats (je l’avais entièrement automatisé en créant une connexion entre Infolog (WMS) et Excel)
• la direction avait une vision claire de la finance et des ratios de production par service, par mois, par semaine
• les RH avait l’outil de calcul des primes de productivité et de qualité intégré
• le travail de la gestion de stock était grandement mis en valeur (graphiques, par opérateurs, etc. et ils étaient mis en avant lors des points opérationnels)

Exemples de tableaux de bord

La première fois qu’on m’a parlé de tableau de bord en logistique, on m’a posé la question suivante : “Il y a un tableau de bord que tout le monde connaît, que tout le monde regarde tous les jours. Selon toi c’est lequel ?”.

En toute honnêteté, je n’avais pas la réponse.Comme tu as pu le voir à l’image ci-dessus, il s’agit d’un tableau de bord de voiture.

Il rassemble un ensemble d’indicateurs comme la vitesse, le niveau d’essence.

Mais si on regarde plus loin, lorsque la voiture à un problème, un voyant orange ou rouge s’allume.

C’est aussi ce que doit faire un tableau de bord, t’alerter.

Sur ce tableau de bord, il n’y a pas grand chose qui nous parle car il est assez spécifique, on peut voir des graphiques représentant les ventes.

Mais j’attire ton attention sur les indicateurs en vert. Si le résultat était négatif ils auraient été rouges. Et avoir (si c’est possible) un ratio de production /qualité en temps réel qui affiche ce type de résultat, c’est tout simplement excellent !

Les 6 étapes pour créer ton tableau de bord logistique !

#1 – Définir les objectifs du tableau de bord et la périodicité

Première chose à faire, définir les objectifs. Et pour cela tu dois te poser plusieurs questions : 

• à qui est-il destiné ?
• quelles personnes auront accès au tableau de bord ?
• quelles sont leurs fonctions et quels vont être leurs intérêts ?
• quelle fréquence d’utilisation ?

Ces éléments sont importants car ils vont définir le scope de ton tableau de bord.  Globalement on peut parler de trois types de tableaux de bord, avec chacun leurs objectifs et leur périodicité :

Tableau de bord de planification : outil de la direction générale pour la stratégie à moyen et long terme. En général les décisions prises n’ont d’effets visibles qu’au bout de 3 mois à plusieurs années.

Tableau de bord de pilotage : à court terme (1 à 3 mois), outil permettant de mettre en application et de contrôler la stratégie et les moyens en fonction des évolutions de la demande.

Tableau de bord de régulation : outil de l’équipe opérationnelle qui permet de détecter les dérives dans la réalisation de l’activité. Décision rapide et visible au jour le jour.

Comme tu sais, j’aime les schémas qui simplifient la compréhension, alors voilà, c’est cadeau :

#2 – Choix des indicateurs

Avant tout, tu dois réfléchir aux différents objectifs de ton ou tes services. En toute logique elle te seront donné par ton N+1, mais de manière générale elle concerne principalement deux aspects : 

Premièrement, ce qui rapporte de l’argent : les ventes ou la production.

Deuxièmement, la satisfaction client : le réengagement, les litiges, etc.

C’est assez simple dit comme ça mais pour créer un bon tableau de bord logistique, il faut bien réfléchir de quoi on parle. Il y a une question très simple que tu dois te poser : quelle est mon unité d’œuvre ?

Cette question te permettra de te concentrer sur l’essentiel, le reste crois moi, c’est du superflu.

Je sais de quoi je parle, quand j’ai commencé en projet j’aurais mis 1 million d’indicateurs inutiles dans un tableau de bord car pour moi tout avait un sens, un intérêt. Alors un conseil, retiens cette phrase : 

“Less is more”

Cette phrase te permettra de construire un tableau de bord efficace. Tu peux choisir entre 5 à 10 indicateurs, on m’a parlé d’une étude (mais je n’ai pas la source) qui parle d’un idéal de 7 indicateurs.

#3 – Les indicateurs enjeux

Avant toute chose, sache que les indicateurs enjeux sont des indicateurs qui permettent à ton client de dénoncer le contrat. En gros, si l’entreprise n’atteint pas les objectifs de ces indicateurs enjeux, il peut vous dire au revoir avant le terme du contrat.

En soit, ce sont des indicateurs, mais j’ai tenu à les séparer de la partie du dessus car ils ont leur importance. Je ne pense pas qu’il soit nécessaire d’épiloguer là-dessus, mais si tu as des questions n’hésites pas à les poser en commentaire !

#4 – Validation des indicateurs

Ça peut paraître bête, mais fais un retour à ton manager. Car lui il aura de l’expérience et une façon de penser globale (objectif des services, du site, client, etc.)

En plus, nos managers nous apprennent TOUJOURS quelque chose. Aussi, il doit quand même valider tes actions.

#5 – Visuels

Tu as choisi les indicateurs que tu vas suivre dans ton tableau de bord. Maintenant, il faut créer la partie visuelle. J’ai quand même quelques conseils à te donner sur la représentation graphique :

• couleurs à utiliser pour créer un spectre de bon/pas bon :  bleu > bleu clair > vert > jaune > orange > rouge
• titres des graphiques ou de la mesure explicite et afficher le type de valeur (est-ce que tu parles d’un nombre, d’un pourcentage, d’euros, etc.)
• regrouper par fourchette si besoin (que ce soit les dates, ou les valeurs)
• respecter la charte graphique de ton entreprise (logo de l’entreprise, utiliser les couleurs de l’entreprise)
• résultat négatif : rouge
• résultat positif : vert

#6 – Suivi et amélioration

Maintenant que tu as choisi ton tableau de bord, choisi les indicateurs que tu as fait valider, créé le visuel, il ne te reste plus qu’à le mettre en service.

C’est lors de cette phase que tu constateras ce qui fonctionne ou pas, et ce qui nécessite d’être amélioré.

C’est aussi à cette phase là, que ton tableau de bord te permettra de voir les résultats de tes actions managériales !